Automatizar ya no es cosa de grandes empresas con departamento de sistemas. Con las herramientas actuales, una pyme puede conectar su web con el CRM, enviar facturas automáticamente o pasar los pedidos de la tienda online al almacén sin programar una línea de código.
En esta guía comparamos las herramientas de automatización para empresas más usadas, para qué sirve cada una y cómo elegir.
Automatización sin código: Make, Zapier y Power Automate
- Zapier: muy fácil de usar, con miles de aplicaciones conectables. Ideal para empezar con automatizaciones sencillas.
- Make: más visual y flexible para flujos complejos, con varias ramas y condiciones.
- Microsoft Power Automate: la opción natural si tu empresa trabaja con Microsoft 365, Teams y SharePoint.
RPA: robots de software
La automatización robótica de procesos (RPA) usa «robots» que imitan lo que haría una persona en la pantalla: abrir un programa, copiar datos, rellenar formularios. Es útil cuando hay aplicaciones antiguas sin conexión directa. Las plataformas más conocidas son UiPath, Automation Anywhere y Blue Prism.
IA y analítica
- Modelos de IA para clasificar correos, leer documentos o generar respuestas.
- Analítica y business intelligence con herramientas como Power BI o Tableau para tener cuadros de mando actualizados.
Cómo elegir
- Empieza por el proceso, no por la herramienta: qué tarea quieres eliminar y cuánto tiempo consume.
- Mira con qué aplicaciones trabajas: la herramienta debe conectarse con ellas.
- Calcula el coste por volumen: muchas cobran por número de ejecuciones.
- Piensa en quién lo mantendrá: las herramientas sin código las puede gestionar alguien del equipo; RPA e IA a medida suelen necesitar apoyo técnico.
Para estar al día de cómo otras empresas están aplicando estas tecnologías, AIBAN es una red internacional que conecta empresas, expertos y herramientas de inteligencia artificial y automatización, con consultoría, formación, proyectos piloto y recursos sobre casos de éxito. La membresía da acceso a la red de contactos, formación y alianzas.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber programar para automatizar?
Para automatizaciones sencillas con Zapier, Make o Power Automate, no. Para RPA complejo o integraciones a medida, conviene apoyo técnico.
¿Qué conviene automatizar primero?
Las tareas repetitivas con mucho volumen: pasar datos entre aplicaciones, enviar avisos, generar informes o responder solicitudes.
¿Es caro?
Muchas herramientas tienen planes gratuitos o de bajo coste para empezar. El coste crece con el volumen de ejecuciones y la complejidad.